Plus de contrôle et de visibilité sur les risques juridiques et financiers ? Oubliez Excel ! Bien que de nombreuses entreprises aient traditionnellement utilisé les fameuses feuilles de calcul de l’outil Microsoft pour la gestion des contrats, cette approche semble de plus en plus obsolète. Pourquoi ? Réponse avec Oblige, spécialiste de la gestion des contrats en ligne.
Gestion des contrats & Excel : le faux bon plan !
Peu coûteux et simple d’utilisation : on vous l’accorde, le logiciel Excel a tout pour plaire. Mais connaissez-vous ses limites ?
Manque de centralisation des données
Les feuilles de calcul Excel sont souvent stockées sur des ordinateurs individuels, ce qui rend difficile l'accès centralisé aux contrats pour les membres de l'équipe concernée (Ressources Humaines, Juristes, Experts-Comptables, Contract Managers…). Cela peut entraîner des problématiques de collaboration et de communication, en particulier dans les grandes entreprises avec plusieurs pôles.
Risque d'erreurs humaines
La saisie manuelle des données dans Excel entraîne régulièrement des erreurs, telles que des informations incorrectes sur les dates, les termes du contrat ou les noms des parties impliquées. Ces erreurs peuvent avoir des conséquences coûteuses et potentiellement litigieuses pour l'entreprise.
Difficulté de suivi des échéances
Suivre les dates d'expiration des contrats et les échéances importantes dans Excel est souvent laborieux et nécessite une surveillance constante. Sans un système d'alerte automatisé, il est facile de manquer des renouvellements de contrat ou des obligations contractuelles importantes.
Quid de la sécurité des données
Les feuilles de calcul Excel ne sont pas particulièrement sécurisées, ce qui expose les informations sensibles contenues dans les contrats à un risque de fuite ou de piratage. L’entreprise doit prendre des mesures supplémentaires pour protéger les données confidentielles, ce qui peut être difficile à mettre en œuvre avec Excel.
Logiciel de gestion des contrats : la solution !
Avez-vous déjà songé à l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats ? Centralisation des données, automatisation des processus, suivi des obligations contractuelles, maîtrise des risques, collaboration fluide entre les équipes… Une solution clé en main pour réduire le temps passé sur la gestion des contrats tout en limitant les risques juridiques et financiers.
Centraliser les contrats en toute sécurité
Parce que le cycle de vie d’un contrat ne s’arrête pas à sa signature, il est essentiel de centraliser les informations sur une contrathèque dédiée afin de toujours les avoir à portée de main. Piloter ses obligations juridiques à partir d’une plateforme en ligne sécurisée, accessible par toutes les équipes, permet de gagner en fluidité et en compétitivité. C’est aussi un bon atout pour la protection des données.
Hiérarchiser automatiquement les documents
Grâce à des fonctionnalités intelligentes, les contrats sont regroupés, triés et hiérarchisés selon des critères précis, sélectionnés en amont par vos soins. Un atout idéal pour rechercher les informations dont vous avez besoin, n’importe où et n’importe quand.
Automatiser les échéances contractuelles
Chaque année, le défaut de suivi des contrats impacte de 9% le résultat des entreprises en France. Un outil de gestion permet de détecter les échéances clés et d’envoyer des rappels automatiques – sur agenda ou smartphone – afin de ne plus en manquer aucune. Un avantage non-négligeable pour réduire les risques financiers et juridiques et ainsi, profiter d’une gestion des contrats efficace.
Profiter d’un archivage intelligent
Et après ? Similaire à du stockage en ligne, le logiciel de gestion de contrats permet d’archiver les documents pour une accessibilité continue des informations. Chaque contrat est lu et analysé par l’Intelligence Artificielle pour bénéficier d’un archivage intelligent.
Vous êtes un professionnel et vous souhaitez optimiser l’expérience contractuelle de l’entreprise ? Créez un compte sur www.oblige.fr et téléchargez vos documents juridiques sur un espace sécurisé dédié. Vous souhaitez découvrir le logiciel de gestion de contrats ? Facile ! Dès maintenant, bookez une démo et profitez de 30 jours d’essai gratuit.
